STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP-W01)

PENDAFTARAN WISUDA ONLINE

 

A. RASIONAL

Teknologi Informasi khususnya wisuda adalah bagian tak terpisahkan dalam Sistem Informasi Akademik Untirta dalam penyempurnaan integrasi sistem informasi akademik.

B. CAKUPAN

SOP ini meliputi

1. Proses pembuatan Surat Keterangan Lulus (SKL)
2. Proses pengetikan biodata dan upload foto secara online
3. Proses verifikasi data calon wisudawan oleh BAKP

C. TUJUAN

Standard Operating Procedure ini dimaksudkan untuk memenuhi beberapa hal, yaitu:

1. Perekaman/pendokemntasian data wisudawan (alumni) Untirta dengan lebih akurat dan kontinu.
2. Mempermudah proses pembuatan buku wisuda
3. Mempermudah penyediaan informasi IPK Lulusan dan Waktu Studi Lulusan
4. Mempermudah dan mempersingkat proses pendaftaran wisuda
5. Prosedur Pengajuan / Proses Pembuatan Ijazah dan Transkrip Akademik

D. ACUAN

1. Pedoman Akademik Untirta 
2. Rapat Koordinasi Bidang Akademik
3.  

E. KETERANGAN UMUM

Aturan umum terkait pendaftaran wisuda online ini adalah sebagai berikut:

1. Wisuda terbagi menjadi 4 gelombang, yaitu bulan Maret, Juni, Agustus, dan November.
2. Prinsip wisuda harus bisa mendaftar kapanpun, sepanjang tahun berjalan.
3. Dalam satu gelombang wisuda, dibatasi oleh:

   - Kuota wisudawan (maks.750 orang)

   - Batas akhir pendaftaran wisuda pada gelombang yang dimaksud

F. PROSEDUR

1. Mahasiswa yang telah sidang mendapatkan Surat Keterangan Lulus dari Fakultas/Pascasarjana (di dalamnya sudah ada keterangan IPK setelah nilai TA) yang ditandatangani Dekan/WD 1 bagi Fakultas, dan Direktur/Wakil Direktur 1 bagi Pascasarjana.
2. Mahasiswa mengakses wisuda.untirta.ac.id lalu mengisi biodata dan mengupload foto (dengan background warna merah dengan ukuran < 1 MB). Mahasiswa mencetak bukti pendaftaran Online.
3. Mahasiswa dengan membawa Surat Keterangan Lulus, Bukti Pendaftaran Online, Fotocopy Ijazah Terakhir dan Foto 3x4 (2 lembar) ke BAKP untuk melakukan verifikasi data dan verifikasi pendaftaran wisuda (disini baru verifikasi masuk Gelombang Wisuda keberapa). Lalu mahasiswa akan mendapatkan Bukti Peserta Wisuda yang ditandatangani Petugas BAKP dan di-stempel.
4. Mahasiswa mengikuti wisuda sesuai yang terdaftar di Gelombang Wisuda.

 

Ketentuan Pas Foto:

1. Pas foto Berwarna 3x4 (background merah, 1 lembar), Pas Photo Hitam Putih 4x6 (2 lembar) dan Hitam Putih 3x4 (3 lembar).

2. Foto memakai Jas Hitam, Kemeja Putih, dan Berdasi (bagi Laki-Laki), dan memakai Blazer Hitam, dan Kemeja Putih (bagi Perempuan)

3. Tidak menggunakan Kacamata

4. Foto dicetak (afdruk) dengan menggunakan kertas DOFF KUALITAS TERBAIK STANDAR STUDIO FOTO (TINTA HASIL CETAKAN  HALUS TIDAK LENGKET, FOTO DIWAJIBKAN CETAK DI STUDIO FOTO)

5. Pas Foto menghadap ke depan

 

Surat Pernyataan Wisudawan:

Surat Pernyataan Wisudawan (mahasiswa WAJIB menyertakan MATERAI 10000) dapat didownload disini